Når man har et møte i en forening, i en bedrift eller tilsvarende gruppe er det viktig å føre protokoll fra møtet. Dette er heldigvis ikke så veldig krevende som man kanskje først tenker, og i denne artikkelen skal vi se nærmere på hva en protokoll må inneholde, og hvordan man fører en protokoll.
For å føre protokoll fra et møte trenger man bare å lage et dokument som inneholder følgende:
- Tid og sted for møte.
- Navn på deltakere.
- Kort om saker som ble behandlet.
- Hva som ble vedsatt i sakene.
- Signatur fra to deltakere som godkjenner protokollen.
- Saksnummer og sakstittel på ulike saker som drøftes.
Med all denne informasjonen på plass er protokollen gyldig, og kan brukes. Det er ikke nødvendig å inkludere alle innspill eller lignende i protokollen, for her skal det bare kort oppsummeres hvilke saker som tas opp og hva utfallet blir.
Protokollen skal være upartisk, og kun oppsummere hva dere blir enige om, ikke all diskusjonen rundt saken. Om dere ikke blir enige om en beslutning på en sak skal dette føres i protokollen.
Hva er forskjellen på en protokoll og et referat?
Et referat skiller seg fra en protokoll ved at referatet inneholder mer informasjon. Her er det for eksempel normalt å inkludere ulike innspill og dialog rundt saker. Referatet er ment som et alternativ til medlemmene som ikke kunne møte på selve møtet, og gi dem god nok informasjons om hva som ble sagt og drøftet.
Referater trenger ikke å bli signert, da disse ikke har en juridisk mening på samme måte som det protokoller har. Det er heller ikke like konkrete krav til hva referatene må og bør inneholde.
Referatet bør også inneholde all informasjonen man har i en protokoll.