Når man bruker PC til jobb skole, eller til og med bare helt privat, har det fort for å samle seg opp hundrevis av dokumentfiler i løpet av årene. Noen av jo veldig viktige å finne tilbake til i ettertid, mens andre kanskje ikke er fullt så viktige. Det er uansett veldig kjipt om PC-en skulle gå i stykker og du mister alle filene dine, så vi anbefaler uten tvil å ta en sikkerhetskopi av alle dokumenter man har liggende.
Det er mange ulike måter å ta sikkerhetskopier nå i dagens samfunn, og det er fordeler og ulemper med alle metodene. Vi skal se nærmere på noen av de mest populære tjenestene og metodene for å sikkerhetskopiere dokumenter, så håper vi at du velger deg minst én av disse. Om du vil være helt trygg på at filene dine ikke skal forsvinne kan du jo til og med velge flere ulike måter for å sikkerhetskopiere dem på, så forsvinner de garantert ikke.
Nedenfor ser vi nærmere på hvordan du tar sikkerhetskopi av dokumenter med:
- Lokale lagringsenheter.
- Google Docs / Google Drive.
- Microsoft OneDrive.
- DropBox.
Ta backup av dokumenter ved å lagre dem på en ekstern enhet
Den klassiske måten for å ta backup av alle tekstdokumenter er jo å lagre dem på en ekstern enhet. I praksis betyr det at du kjøper en minnepenn med litt lagringsplass, eller til og med en ekstern harddisk. Disse kobles til USB-inngangen på PC-en din, så flytter du bare alle dokumentene dine over til denne enheten for å ta en sikkerhetskopi av dem.
Når sikkerhetskopien er på plass kan du legge lagringsenheten på et smart sted. Noen legger den i et skap et sted, mens andre foretrekker å legge den hos nær familie eller et annet sted som er fysisk atskilt fra der du selv bor, så har du sikkerhetskopien din selv om boligen din skulle brenne ned eller noe sånt.
Dette er en billig og trygg måte å ta backup av dokumentene dine på, og folk må få fysisk tilgang til minnepinnen eller den eksterne harddisken. Man kan jo også sette et passord på filene eller mappene på enheten for et ekstra lag med sikkerhet.
En minnepinne på 16 GB til en hundrelapp fungerer helt fint! Denne minnepinnen fra SanDisk kommer med innebygd funksjon for å sette passord på mapper, så det er en veldig enkel måte å sikre filene sine på. Om du vil ha mer lagringsplass finnes den også i 32 GB, eller helt opp til 256 GB for deg som også vil ta backup av mye mer enn bare dokumenter. Prisen avhenger selvsagt som du på hvilken størrelse du velger, og det koster jo litt for 265 GB.
Ulempen med denne metoden er at det er tidkrevende, og du må manuelt ta backup selv. Dersom du ønsker å ta sikkerhetskopi av de nye filene dine må du altså finne frem enheten, koble den til, og dra nye filer over dit. Og det er ikke alltid like enkelt å ha kontroll over hvilke filer som er sikkerhetskopiert eller ikke.
Likevel fungerer denne måten med backup av dokumenter godt for de fleste, og er spesielt kjekt dersom du har noen filer du er veldig opptatt av at du må ha sikkerhetskopi av, men som du føler er litt vel sensitive for å laste opp i skyen.
Ta en sikkerhetskopi av alle dokumentene dine i Google Docs / Google Drive
Å ta sikkerhetskopi av dokumentene dine i Google Docs kan være veldig kjekt, men fungerer litt ulikt fra andre typer sikkerhetskopier. Når man laster opp dokumentene sine til Google Docs vil de konverteres fra Word-dokumenter (.doc eller .docx) til Google Docs-formatet. I praksis er dette veldig kjekt dersom du ønsker å kunne lese eller redigere dokumentene dine når du er på farta, men det er ikke like enkelt om du bare ønsker å ha en sikkerhetskopi du kan laste ned når som helst.
Google Docs har for øvrig mange andre fordeler, som at det er veldig enkelt å dele dokumenter med andre Google-brukere når som helst. Om dere skal samarbeide med et prosjekt enten på jobb eller skolen fungerer Google Docs knallgodt, for her kan dere begge redigere dokumentet samtidig fra hver deres PC.
Men for å laste opp alle dokumentene dine til Google Docs gjør du følgende:
- Logg inn på Google Drive med Google-kontoen din.
- Klikk på «Ny» i menyen til venstre.
- Velg enten «Filopplasting» eller «Mappeopplasting». Dersom du skal ta backup av mange filer legger du alle filene dine i en mappe på PC-en, og velger «Mappeopplasting».
- Vent mens alle filene lastes opp.
- Filene dine er nå klare for bruk på Google Docs!
For noen år siden kunne man laste opp filer direkte i Google Docs, men denne funksjonen har altså blitt flyttet til Google Drive. Fordelen med Google Drive er at du også kan laste opp andre filer enn bare dokumenter der, så det er kjekt for deg som vil ha sikkerhetskopi av bilder og sånt i tillegg til dokumentene.
Google Docs kommer med 15 GB gratis lagringsplass til alle som har en Google-konto, så dette burde holde for de aller fleste. Det skal mange, mange tusen dokumenter til før man når grensen på 15 GB. Det er også mulig å betale en månedlig sum for å oppgradere mengden lagringsplass.
Tips: Slik får du mer gratis lagringsplass på Google Drive.
Sikkerhetskopier alle filene dine på OneDrive
OneDrive er et godt alternativ for mer tradisjonell sikkerhetskopiering av filene sine. Dette er Microsoft sin skylagringstjeneste, og lar deg laste opp filer til skyen. Her kan man både bruke tjenesten som backup så vel som en tjeneste for å kunne ha tilgang til filene dine når som helst.
For å laste opp filene til OneDrive må du gjøre følgende:
- Logg inn med en Microsoft-konto på OneDrive sine nettsider.
- Klikk på «Last opp» i menyen».
- Velg enten «Fil» for å laste opp et dokument, eller «Mappe» for å laste opp en hel mappe med alle dokumentene som er i mappen.
- Vent til de er ferdig lastet opp før du lukker nettleseren eller slå av nettet.
Og vipps så er alle filene dine sikkerhetskopiert til OneDrive. Man kan redigere og endre filene på OneDrive på akkurat samme måte som på Google Docs, så denne er også mulig å bruke for å redigere filer på farta for deg som bruker flere forskjellige PC-er.
Det er også mulig å laste ned OneDrive-appen til Windows-maskiner. Det som skjer når du laster ned og installerer dette programmet er at OneDrive installeres på PC-en din i en egen mappe. Denne mappen finner du i filutforskeren din, akkurat som om du hadde satt inn en minnepinne eller ekstern harddisk. Så er det bare å dra filene dine over til OneDrive-mappa, så blir de sikkerhetskopiert i skyen.
Mange nyere PC-er med Microsoft Word installert får med OneDrive automatisk når de bruker Office-pakken, så dersom du allerede har en OneDrive-mappe liggende på PC-en er alt klart til å brukes.
OneDrive kommer med 5 GB gratis lagringsplass. Det er ikke all verdens, men trolig holder det for å lagre vanlige dokumentsamlinger. Som med de andre tjenestene kan du selvsagt betale for å få mer lagringsplass. Med OneDrive betaler man 69 kroner i måneden for en privat Office-pakke, og får da 1 TB med lagringsplass på OneDrive samtidig som man får bruke alle Office-programmene som Word, Excel og PowerPoint som en del av avtalen.
Dersom du bruker OneDrive-klienten kan du for øvrig også sette den til å ta automatisk sikkerhetskopi av mapper på PC-en din. Sett den til å ta sikkerhetskopi av «Dokumenter», så lastes alle nye dokumenter automatisk opp på OneDrive. For å ta sikkerhetskopi av mapper automatisk på OneDrive må du gjøre følgende:
- Åpne OneDrive-klienten.
- Klikk på «Hjelp og innstillinger».
- Velg «Innstillinger»
- Klikk på fanen «Sikkerhetskopi».
- Velg «Administrer sikkerhetskopiering».
- Velg de mappene du ønsker å ta automatisk sikkerhetskopi av.
Her foregår det helt automatisk etter dette, og du slipper å styre med å ta jevnlige opplastinger av filene dine for å holde backupen oppdatert.
Ta en backup på DropBox
DropBox er en annen tjeneste som lar deg ta backup av filer, inkludert dokumenter. Å lagre sikkerhetskopi av dokumenter på DropBox er omtrent kliss likt som OneDrive; du kan enten laste opp filer og mapper rett i nettleseren din når du har logget inn på DropBox-kontoen din, eller laste ned DropBox-klienten for å få en egen DropBox-mappe på PC-en.
Med DropBox-programmet kan du igjen bare dra filer fra PC-en din til DropBox-mappen som ligger tilgjengelig i filutforskeren din. Når de er lastet opp der får du en sikkerhetskopi i skyen, og kan logge inn på DropBox-kontoen din fra en hvilken som helst PC for å få tilgang til filene dine.
Med DropBox får man i utgangspunktet kun 2 GB med gratis lagringsplass, noe som er betydelig mindre enn hos både OneDrive og Google Docs. Man kan oppgradere for rundt en hundrelapp i måneden, og vil da få 2 TB lagringsplass.
Vi synes kanskje at DropBox har den mest tungvinne løsningen for å laste opp filer, samtidig som den har minst gratis lagringsplass. Så vi anbefaler nok en av de andre aktørene før DropBox, men det er jo opp til hver enkelt.
Andre tjenester for skylagring som lar deg ta backup av dokumenter
Det finnes også en haug andre tjenester som lar deg ta sikkerhetskopier av både dokumenter og andre filer i skyen. Noen er gode, andre er sånn passe, men det er bare å prøve seg frem dersom man finner en annen aktør enn de vi har snakket om i artikkelen her.
Slik får du tak i filene dine igjen når du trenger sikkerhetskopien av dokumentene dine
Dersom uhellet først er ute og du trenger tilgang til filene dine igjen er det bare å logge inn på den tjenesten du brukte for å ta en sikkerhetskopi. Det kan være fornuftig å laste ned klienten til OneDrive eller DropBox dersom du brukte en av disse, for da er det bare å dra dokumentene tilbake til datamaskinen din igjen på samme måte som da du lastet dem opp.
Med Google Docs må du igjen til Google Drive for å laste dem ned på en effektiv måte. Høyreklikk på hver fil og velg last ned, så lagres den på datamaskinen din igjen. Det er også mulig å høyreklikke på en mappe for å laste ned hele mappen, eller markere alle filene du vil laste ned før du velger å laste ned alle filene på én gang.
Om du brukte minnebrikker eller en ekstern harddisk trenger du bare å putte den inn i den nye maskinen, og taste inn et eventuelt passord du valgte. Igjen er det bare å dra dokumentene over til den nye datamaskinen din, så får du tilgang til dem igjen.
Husk totrinnsbekreftelse når du legger viktige dokumenter i skyen!
Når man laster opp dokumenter til skyen er det jo sikkerhetsutfordringer uansett om du velger DropBox, OneDrive eller Google Docs. Alle krever at du har en brukerkonto hvor du lager ditt eget passord, men dette betyr jo også at det er åpent for at personer som får tak i passordet ditt i praksis kan få tilgang til alle dokumentene du har tatt sikkerhetskopi av.
Vi anbefaler at alle som skal ta sikkerhetskopi av dokumentene sine aktiverer totrinnsbekreftelse på tjenesten de har filene lagret på! Alle de store skytjenestene tilbyr dette helt gratis, og vil gjøre det nesten 100 % umulig å hacke kontoen din.
En totrinnsbekreftelse betyr enkelt nok at du trenger en ekstra måte å verifisere at du er eieren av kontoen du logger inn på. Som oftest er det snakk om at du får en e-post eller SMS når du logger inn, og må skrive inn denne for å komme inn på kontoen din.
Det er jo litt stress, men det er enda mer stress for de som hacker deg. Når de ikke har tilgang til e-postkontoen din eller har fysisk tilgang til å lese SMS-er du mottar er det knallvanskelig for uvedkommende å få adgang til kontoen din, og filene dine er veldig mye tryggere.
Man bør selvsagt kombinere totrinnsbekreftelse med et sterkt passord som er vanskelig å finne ut av. Kombinasjonen av et kraftig passord og totrinnsbekreftelse gjør at du kan være helt trygg på at ingenting skjer med filene dine, og da kan du laste opp selv sensitive dokumenter der uten å være redd for at de kommer på avveie.
Denne artikkelen inneholder annonser for Kjell & Company.
