De fleste av oss bruker Microsoft Word når vi utformer tekstbehandling. Selv om Word er bra til mye, er det langt ifra et optimalt format for å levere rapporter eller artikler på, for det er store sjanser for at formateringen blir helt annerledes når andre åpner samme filen.
Når man har skrevet et dokument som man skal sende til andre er derfor PDF det standard valget. Så hvordan skal man lagre Word-dokumentet sitt som PDF før man sender det?
Den enkleste måten er å lagre dokumentet rett som PDF. Dette krever at du har både Word og Adobe Acrobat installert. For å gjøre dette velger du «Eksporter» i Word-menyen, og velger PDF som filtype. Klikk lagre, så lagres filen som en PDF-fil. Den andre metoden er å lager filen som .doxc og bruke en Word-til-PDF-konverterer som LightPDF sin.

Begge måtene er like gode, men om du jevnlig sender ut PDF-filer er det jo like greit å bli vandt til å lagre dem direkte som PDF med det samme. For å kunne gjøre dette må du ha Adobe Acrobat som programtillegg, og dette koster jo litt penger.
Å konvertere Word-filer til PDF via en nettside som LightPDF fungerer egentlig knallgodt. Her er det bare å gå til nettsiden, laste opp filen du vil konvertere, og laste ned PDF-filen du får. Det tar ikke mange sekundene, og fungerer helt godt for dere som ikke skal lagre mange PDF-filer hver eneste dag.
LightPDF er naturlig nok populær blant studenter og andre som må levere inn oppgaver i PDF-format, men som ikke gidder å bruke mange hundre kroner i året for en Adobe Acrobat-lisens. Den fungerer på både PC med Windows, Linux-systemer som Chromebook, Mac og ikke minst mobiler med både Android og iOS.
Hva er poenget med å levere en fil som PDF istedenfor docx?
Når man leverer en fil som PDF blir det en slags ferdig fil som har samme formatering uansett hvor du åpner den. Alle tingene på dokumentet blir lagret der og da, og behandles ikke av programmet som åpner det. Word-dokumenter som .docx er helt annerledes, og vil behandles av Word når man åpner dem. Det betyr at det vil bli røde streker under skrivefeil og alt mulig sånt.
Samtidig er PDF laget for å leses, mens Word-filer er laget for å redigeres. Det er mye mer behagelig å lese PDF-dokumenter enn Word-dokumenter hvor man hele tiden kan få feil.
Det er også slik at det er mye vanskeligere å redigere PDF-filer enn Word-filer. Om du for eksempel leverer en skoleoppgave kan ikke sensor med et uhell komme borti teksten og slette noen avsnitt uten å merke det. Dette kan faktisk fort skje på Word! Du kan derfor føle deg litt tryggere på at den som leser dokumentet får se det akkurat som du laget det, og at det ikke blir redigert enten med vilje eller med et uhell.