Når man er i styret i en forening eller klubb kan det ofte være en stor jobb å skulle kreve inn årskontingenten fra potensielt hundrevis eller tusenvis av medlemmer. Dette kan være en overraskende stor jobb for noen foreninger, men hvordan skal man egentlig gå frem for å sende faktura for årskontingent på en fornuftig måte?
Når man skal skrive en faktura for årskontingent er det viktig at den lages i et godkjent fakturaprogram for å følge bokføringsloven. Det er mange gode og gratis fakturaprogram, og noen av disse lar deg til og med skrive opp hundrevis eller tusenvis av samme faktura til ulike mottakere. Dette er perfekt for lag og foreninger!
Les mer: Gratis fakturaprogram alle kan bruke.
Mange lag og foreninger velger å printe ut og sende alle fakturaene i posten. Dette kan jo fungere godt, men tar lang tid, og koster mye penger. Skal man betale nærmere 20 kroner i porto for hundrevis av medlemmer blir det fort snakk om mange tusenlapper i kostnader.
Det kan derfor være fornuftig å sende ut fakturaene på e-post i første omgang. Dette er helt greit for de fleste lag og foreninger, med mindre dere har vedtekter som forbyr det. I såfall anbefaler vi å prøve å endre på dette ved neste generalforsamling.
Selv om det er enklere å sende ut faktura på e-post er det langt ifra noe som gjøres på to minutter. Selv med en stor database av e-poster og fakturaer må dere lage fakturaene manuelt, og sørge for at riktig faktura går til riktig e-post. Dette er selvsagt en langsom og møysommelig prosess, så det kommer fortsatt til å ta litt tid.
Det er ikke så mange andre alternativer enn å enten sende i posten eller over e-post. Begge måter fungerer godt, men det er dyrere i posten. Samtidig er det en del lag og foreninger som opplever at mange sliter med å få betalt til riktig tid om man kun sender den på e-post. Om ikke alle får det med seg kan en gruppe-SMS være en lur måte å minne alle om at årets medlemskontingent har kommet på mail.
