De fleste som bruker en jobbe-post har opplevd å få irriterende begrensninger på hvor store vedlegg de kan sende i hver e-post. Kanskje skal man sende av gårde noen store PDF-filer, bilder fra forrige seminar, eller den nye promofilmen som har blitt laget for bedriften, men når man skal sende det får man bare opp feilmeldinger om at vedleggene tar for mye plass.
Grunnen til disse begrensningene er at man skal spare plass. Lagringsplass koster ikke stort i 2021 akkurat, men av en eller annen grunn virker det som om veldig mange firmaer i Norge skal være veldig gjerrige på akkurat dette punktet, og nekter brukerne å sende vedlegg som er større enn noen titalls megabyte.
Men hva skal man gjøre dersom man må sende filer som er større enn det e-posten din tillater? Det er flere mulige løsninger man kan vurdere!
Den enkleste løsningen for å sende store filer over e-post er å bruke en tjeneste som WeTransfer. Der kan du laste opp 2 GB med filer, så får du en lenke som skal legges ved i e-posten. Når noen klikker på den har de 7 døgn på seg til å laste ned filene før de slettes igjen.
Man trenger ikke å registrere seg eller noe sånt for å sende filer på WeTransfer, så det er veldig enkelt. Det er bare å gå til nettsiden deres, laste opp filene, og skrive inn e-posten til den som skal motta filene, så er alt i boks.
Ulempen med WeTransfer er at det ikke er like sikkert som å sende filer på en e-post. Alle som får tilgang til linken kan i teorien laste ned filene, selv om det ikke er noen enkel måte for noen å få denne linken på. Men selv om det er helt trygt i over 99 % av tilfellene anbefaler vi likevel ikke å sende sensitive dokumenter eller lignende på denne måten.
Slik sender du enorme filer over e-post
Dersom det er altfor lite med 2 GB finnes det andre alternativer. Nå snakker vi jo om filstørrelser som krever en del, for det kan ta tid å både laste opp og ned filer som er godt over 2 GB, spesielt med litt dårlig internett. Det finnes derimot enkle måter å sende enorme filer på e-post, men det må være en mellomlagring når det er så store filer.
Når du skal sende enorme filer på e-post anbefaler vi nemlig å laste dem opp på en skylagringstjeneste som Google Drive, OneDrive eller DropBox, så kan du velge å dele mappen med filene med utvalgte e-poster. Da får mottakeren en e-post om at de har fått tilgang til en mappe, og kan deretter laste ned filene de trenger.
Fordelen her er at du veldig billig kan laste opptil 2 TB med filer som raskt kan deles med de du vil. Disse personene kan da når som helst laste ned filene, så det er en enkel måte å dele filene på raskt.
Kontakt IT-ansvarlig for å øke begrensningene på filstørrelser
I de fleste bedrifter er det IT-ansvarlig som bestemmer hvor store filer man skal sende på e-post. Tanken her er å oppmuntre til å laste store filer over på skylagringstjenester eller lignende istedenfor at de ligger på e-posten. Grunnen er enkelt nok at en kopi av filene ligger både på kontoen til den som sender, så vel som på kontoen til den som mottar filen, så i praksis tar det dobbelt så mye plass å ha store filer på e-posten sin sammenlignet med en skytjenste.
I store bedrifter kan det bli problematisk om alle skal sende hverandre store filer hele tiden, og plutselig må man oppgradere systemet sitt for å få mer lagringsplass til alle.
Dersom du absolutt trenger muligheten til å sende større filer på e-post er det derfor fornuftig å kontakte IT-ansvarlig i bedriften din for å få dem til å øke grensen din. Det er ikke slik at e-posttjenestene har noen maksgrenser, for disse er det altså IT-avdelingen som bestemmer, så da kan de også overkjøre disse grensene dersom de vil.
Her er det åpenbart forskjellige rutiner for å øke grenser i ulike firmaer, men det er i alle fall lurt å forhøre seg med dem før man styrer veldig med skylagring og denne typen deling.
